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远程办公效率低,应该如何提高

远程办公效率低,应该如何提高

马克·吐温说,人生在世,绝不能事事如愿。

2020是404+404+404+404+404,很多人说这注定了开局的不利,一场突如其来的疫情,让许多Flag,以不可抗力的合理借口结束了。作为一个新媒体人,当大家在诉说着家里的煎熬、无聊时,我已经从1月22日开始,工作到如今了。疫情的通报、一线先锋的现状、防控的细则……每天,都要围坐在电脑端,以另一种形式加入疫情的抵抗,可以说,天天都是远程办公的日子!

离疫情结束,估计还要一段时间,远程办公将会是很多企业目前的选择,如何提高效率,如何调整状态,我想说说我的经验。

一、深度工作,而不是碎片化

切斯特菲尔德说,效率是做好工作的灵魂!远程办公最大的障碍,就是碎片化!很多人以为,居家办公的时间是线性的,其实不然,因为诱惑和干扰过多,人的意志力又很有限,远程办公最大的障碍,来自于时间的碎片化,而碎片化,是深度工作的,也就是效率的最大敌人。

有孩子的人会被孩子牵绊,没孩子的人要陪父母唠嗑,即使这两样都不占,还有来自互联网的干扰,谈论疫情,说说八卦,不亦乐乎……有人说,居家办公变成了007,随叫随到,可真相是,这其中,大多数是碎片化时间。

美国麻省理工学院计算机博士卡尔·纽波特所著的一本书《深度工作》,认为在无干扰的状态下专注进行职业活动,就是深度工作。我的理解是,专注度*时间,就是深度工作。有一本书叫《每天最重要的2小时》,我的建议是,安排好你的这2个小时,不被任何事情打扰,提高你的效率。

1.聚焦极端重要的事情上:精简目标并设置完成时限。

2.抓住引领性指标:关于指标,有两种分类,一种是滞后指标,一种是引领性指标。滞后指标是你想要达到的终极目标,比如2小时内要写2000字;引领性指标是那些和达成最终目标关系最为紧密的事情。根据目标作出调整,根据环境快速调整,就像一个狙击手,始终对准自己的目标。

3.让指标可视化:将完成的引领性指标和滞后性指标转换为看得见、摸得着的量化成绩。可以用一张简单的日程表来跟踪每天进行深度工作时间并计算产生有形结果(比如解决了一个关键问题)的日子。

4.定期问责:对自己问责,对自己汇报工作计划完成情况;回顾记分表,寻找成绩和不足;清除障碍,做出新计划。

二、转变思维,而不是方式

陈春花说过,企业只有形成增长型组织思维惯性,才可以因应变化获得持续。增长型的组织思维体现在不断努力去做,尝试新东西,对于拥有增长型组织思维的企业而言,在任何情况下看到的都是机会。企业如此,个人也如此,远程办公并不是方式的转变,而是思维的转变,办公环境思维的转变。

远程办公和公司办公,最大的区别就是办公环境,很多时候,我们不喜欢生活和工作有过多的混淆,于是公司是工作,家里是生活,这是约定俗成的思维,但现在,我们要打破这种思维,以家为公司,来顺利适应远程办公的工作状态。要转变办公环境思维,我认为,可以用整理法则来进行!在《丰田高效工作法》里,提到过一个5S法,里面的精髓,就在于整理。

三、创造仪式感,而不是舒适感

《小王子》里说,仪式感,就是使某一天与其他日子不同,使某一时刻与其他时刻不同。知乎上有个高赞答案,仪式感为每一个普通的日子和动作,标定了它背后的精神内涵。

远程办公,面对温暖的床榻、面对触手可及的食物,我们通常会怎么舒适怎么来。在前面我们讲过,要转变思维,远程办公也是工作,你在8小时里,属于公司。

1.上下班打卡:虽然是远程办公,但也要有一个打卡仪式,若是公司没有规定,可以在每天固定时间内,列一张表格,以划线的形式打卡,表示自己的上班和下班,进入工作状态,也避免007的现象。

2.注意着装和发型:以上班的状态打扮自己,韩剧《兄弟今天也很和谐》中的哥哥为了保持一种仪式感,在家办公也按时起床,穿西装打领带。这正应了拿破仑说过的一句话:你是谁,取决于你身上穿的这身衣服是什么。如果你穿的是一个普通士兵的衣服,那你的思维方式、行事方式、整个你所考虑的问题都是士兵那个层面上的问题;如果你穿的是一个将军的衣服,那你的气质、气场和你的思维模式可能就完全不一样,就变成了一个将军的思维模式和气场,甚至你的气质都有所改变。

3.每日工作总结汇报:远程办公少了约束和监督,工作日报,就显得尤为重要。我们可以用KPTP法来确定工作日报的标准,KPTP法是根据日本的KPT的工作法而来的,由4个单词:Keep、Problem、Try、Plan的首字母组成的。

K:keep,今日做了哪些工作,用时大概是多少,结果是什么;

P:problem,今日工作中遇到了哪些问题;

T:try,对于存在的问题,计划尝试如何解决这些问题;

P:plan,明天的计划是什么。

KPTP法的核心精神是,如何让下一次做得更好?如此的工作日报,能够帮助员工较好地回顾一天的工作过程。

四、借助工具使巧力,而不是蛮力

远程办公,总会有一些协作和会议,如何解决呢?如果你还在用微信群,一条条的语音发,那就是蛮力,我所说的巧力,就是借助工具!远程写作可以用石墨文档,大家都比较熟悉,我就不做过多介绍了,今天,我想说说远程语音和视频会议的工具,腾讯会议!之所以介绍这款软件,是因为从用户的角度考虑,便捷、简单!

1.发起人手机注册,可以预约会议,也可以建立快速会议;

2.找到手机微信小程序:腾讯会议,输入会议号和密码;

3.将邀请链接发至工作群,邀请成员入会。

我公司远程办公期间,都是用此工具进行多人沟通和头脑风暴,觉得很好用,大家也可以试试。重要的是,不需要下载APP,不需要所有人员都注册!

五、总结

先要转变思维,把远程办公当作真正的办公,而不是生活的附庸品;将时间聚焦化,利用最重要的2小时深度工作,避免碎片化带来的肤浅工作;创造上下班打卡、上班着装、每日工作反馈的仪式感,而不是舒适感;利用好工具,便于远程写作和会议。这是我今天的分享,个人角度出发,不一定适合所有人,希望对你有所帮助。

美国作家爱默生说过一句话,“灾难是真理的第一程”;爱默生还说过,每一种挫折或不利的突变,是带着同样或较大的有利的种子。把危机当作是转机,调整好自己的状态,提高效率,迎接未来的一切!

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